Le Service des bibliothèques considère les dons en nature ou en espèces comme l’un des modes de développement de ses collections. L’acceptation des dons est donc intimement liée aux Politiques de développement des ressources informationnelles par faculté.
Un don en espèces peut contribuer au développement d’un type particulier de collection, servir à l’acquisition de documents précieux ou servir au traitement d’une collection.
Les dons en nature — livres, périodiques, enregistrements sonores, documents sur support numérique, partitions musicales ou autres — sont considérés pour examen afin de s’assurer qu’ils correspondent aux critères énumérés ci-après.
Pour être accepté, un document doit constituer un enrichissement des collections des bibliothèques et répondre aux besoins de l’enseignement, de la recherche et de la création.
Toute personne qui veut céder des documents au Service des bibliothèques doit en remettre la liste, au préalable, afin que les bibliothécaires puissent évaluer ces documents.
Les critères d’intégration de nouveaux documents dans les collections sont liés :
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L’acceptation d’un don doit également prendre en compte les frais reliés :
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Compte tenu du développement de la bibliothèque virtuelle, qui encourage fortement le développement des collections accessibles par Internet, peu de périodiques sont acceptés en don. Ils peuvent cependant être considérés lorsqu’ils complètent une collection substantielle existante.
Sont exclus également les fonds d’archives, qui sont sous la juridiction du Service des archives et de gestion des documents à l’UQAM.
Afin de respecter les lois qui régissent les dons au Québec et au Canada, l’objet du don se doit d’être évalué à sa juste valeur marchande. Dans le cas où on estime que la valeur d’un seul document est supérieure à 1000,00 $, son propriétaire peut être appelé à le faire évaluer par un spécialiste externe.
Suite à l’évaluation effectuée, le donateur complète et signe le formulaire de don du Service des bibliothèques.
Les documents acceptés sont intégrés aux collections actuelles et deviennent la propriété du Service des bibliothèques, sans qu’aucune restriction ne soit liée au don, qu’il s’agisse de la localisation, du traitement ou du prêt de ces documents.
À la demande du donateur, le Service des bibliothèques fait émettre un reçu pour fin d’impôt par la Fondation de l’UQAM. Le reçu est émis pour l’année où le don a été reçu.
Aucun reçu d’impôt ne sera émis pour les dons non retenus. Lorsqu’une personne cède quand même aux bibliothèques des documents qui ne correspondent pas aux critères mentionnés, celles-ci pourront soit :
Lorsque les documents ne sont pas retenus pour être intégrés aux collections, le Service des bibliothèques pourra au besoin suggérer à leurs propriétaires d’autres organismes susceptibles d’accepter les dons proposés.
Dans le cas des livres rares ou anciens non retenus parce qu’ils étaient déjà présents dans la collection, le bibliothécaire responsable de la collection des livres rares évaluera ces derniers, afin qu’ils puissent éventuellement faire l’objet d’échanges avec d’autres organismes ou être vendus sur le marché du livre ancien.
Les sommes provenant de la vente des livres rares seront réinvesties dans le développement de cette collection spécialisée.
Consulter la Politique concernant les dons au Service des bibliothèques.
Contacter la direction générale des bibliothèques :
Francine Roy
Secrétaire de direction
roy.francine@uqam.ca
Tél. : (514) 987-3824
