Numérisation et dépôt dans Archipel

Numérisation et versement dans Archipel des mémoires, essais doctoraux et thèses de l’UQAM

Depuis 2007, les mémoires et les thèses en version imprimée ne sont plus reliés au Service des bibliothèques, mais sont numérisés et versés dans l'archive de publications électroniques de l'UQAM Archipel. Depuis 2014, les essais doctoraux en psychologie sont également numérisés et versés dans Archipel.

Lorsque la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire est accepté par les instances officielles, l’étudiant dépose deux copies imprimées de son document final. La faculté achemine une copie au Service des bibliothèques et l’autre, au Registrariat de l’UQAM.  Les deux copies sont considérées comme des copies officielles.

Dès la réception du document par l'équipe de la gestion de la production institutionnelle du Service de l'acquisition et du traitement des ressources documentaires, la copie est vérifiée sommairement (pages manquantes, pagination erronée, etc.). S’il y a un problème, le document sera réacheminé à la faculté pour correction.

La copie officielle du document est par la suite, intégrée à la chaîne de traitement documentaire. La notice bibliographique est alors créée et l'indexation par sujet à l'aide du Répertoire des vedettes-matière de l'Université Laval est effectuée. Le document est alors accessible dans le catalogue des bibliothèques, via l’outil de découverte VIRTUOSE, qui permet le repérage du document par mot clé, titre, auteur, etc. 

Le document diplômant, décrit à l'aide de métadonnées, sera numérisé et versé dans Archipel. La copie officielle est également conservée dans sa version imprimée par le Service des bibliothèques.

Cliquer sur l'image pour suivre le parcours des thèses, mémoires et essais doctoraux.

Précisions 

Généralement, tous les documents comme la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire doivent être numérisés et déposés dans Archipel. L'étudiant doit signer au préalable, le formulaire SDU-522 intitulé « Autorisation de reproduire et de diffuser un travail de recherche de cycles supérieurs».  

Sur le formulaire d’autorisation signé par l’étudiant, il est précisé que « l’Université du Québec à Montréal est autorisée à (…) reproduire, diffuser, prêter, distribuer ou vendre des copies de mon travail à des fins non commerciales sur quelque support que ce soit, y compris l’Internet. ».

Cependant, si l'auteur de la thèse, de l’essai doctoral ou du mémoire, ainsi que son directeur ou directrice de recherche sont d'avis que pour des raisons de confidentialité, le travail de recherche produit ne devrait pas être versé dans Archipel, une demande écrite formelle doit être émise au doyen ou à la doyenne de la faculté concernée.  La requête doit être justifiée par des motifs sérieux, afin que le travail de recherche demeure totalement ou partiellement confidentiel. Le doyen ou la doyenne décidera des suites à donner et le cas échéant, de la durée de la confidentialité. (Confidentialité - Résolution 2012-A-15650 - extraite du Règlement des études de cycles supérieurs).

Dans ce cas, le Service des bibliothèques ne recevra pas la thèse, l'essai doctoral ou le mémoire déclaré confidentiel, puisque le Service des arichves en assurera sa conservation jusqu'à l'expiration du délai de confidentialité.

FAQ

J’ai déposé mon mémoire / mon essai /ma thèse. Quand sera-t-il numérisé et versé dans le dépôt institutionnel Archipel ? Veuillez communiquer avec votre faculté pour savoir si votre document a été envoyé au Service des bibliothèques où il sera traité dans les meilleurs délais.

Ma faculté ou la direction de mon programme d’études m’informe que mon document a été envoyé au Service des bibliothèques. J’aimerais savoir où en est le traitement en vue de la numérisation. Vous pouvez communiquer par courriel à archipel.admin@uqam.ca en spécifiant les informations apparaissant sur la page titre du document (auteur, titre, département, date).

Est-ce que je peux retirer mon document du dépôt institutionnel Archipel ? L’auteur peut demander de retirer d’Archipel son document. Il faut en faire la demande écrite auprès du doyen ou de la doyenne de sa faculté. La requête doit être justifiée par des motifs sérieux afin que le document demeure totalement ou partiellement confidentiel. Le doyen ou la doyenne décidera des suites à donner et le cas échéant, de la durée de la confidentialité.

Est-ce que je suis obligé de faire les corrections demandées par le linguiste qui a révisé mon document ?  Il faut savoir que certaines facultés peuvent retarder l’envoi du document au Service des bibliothèques si les corrections demandées par le linguiste ne sont pas faites. De plus, le Service des bibliothèques peut retourner le document à la faculté si, après vérification, des erreurs sont constatées. Il est donc préférable de faire les corrections suggérées par le linguiste. En plus des coquilles, certaines corrections, de mise en page, par exemple, sont proposées dans un esprit de conformité avec les autres mémoires / essais doctoraux /thèses déposés.  

Puis-je remettre mon mémoire / mon essai / ma thèse dans une autre langue que le français ?   Dans le cas d'un document rédigé (et accepté) dans une autre langue que le français, il faut que tous les éléments compris dans la page titre soient en français, même si une page titre dans une autre langue est fournie avec le document. Le document doit également être accompagné d'une page de résumé en français. Si ces deux éléments sont manquants, la copie est retournée à l'expéditeur.

Je constate qu’il y a des erreurs dans le texte de mon mémoire / mon essai / ma thèse diffusé sur Archipel. Pouvez-vous effectuer des corrections ? Nous ne pouvons d’aucune façon corriger la mise en page, l’orthographe ou la typographie dans le texte puisque seule la copie officielle est utilisée pour la numérisation. Le document a été numérisé tel que transmis par la faculté. Vous devez contacter votre faculté, ou la direction de votre programme d’études, pour discuter d’une modification ultérieure à votre document.

Puis-je vous envoyer une version numérique de mon document pour fins de dépôt dans Archipel ? Non, ce n'est pas possible pour l'instant.  Seule la copie officielle imprimée peut être utilisée pour effectuer la version PDF.  Cela nous assure qu’il s’agit bien du document accepté par les instances universitaires. Par ailleurs, le Service des bibliothèques conserve la copie imprimée pour des raisons de fiabilité et de durabilité du support de conservation.

Est-ce que mon mémoire / mon essai doctoral /ma thèse numérisé est référencé sur d’autres sites ? Oui, Les mémoires, essais doctoraux et thèses de l’UQAM sont moissonnés par le portail Thèses Canada (sur le site web Bibliothèques et Archives Canada), via Archipel http://www.collectionscanada.gc.ca/thesescanada/index-f.htmlLe moteur de recherche Google référencie également les entrées dans Archipel.

Si je ne souhaite pas que mon mémoire / mon essai /ma thèse soit numérisé et déposé dans Archipel, est-ce qu’il peut être relié et déposé sur le rayonnage de la bibliothèque? ? Non. Dans le cas où l’étudiant décide que la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire n’est pas numérisé et déposé dans Archipel, le document en version imprimée ne sera pas relié. Il sera localisé et conservé à l’Annexe du Service des bibliothèques. Il pourra être consulté sur demande seulement.

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