Numérisation et dépôt dans Archipel

Numérisation et versement dans Archipel des mémoires, essais doctoraux et thèses de l’UQAM

Depuis 2007, les mémoires et les thèses en format imprimé ne sont plus reliés au Service des bibliothèques, mais sont numérisés et versés dans l'archive de publications électroniques de l'UQAM Archipel. Depuis 2014, les essais doctoraux en psychologie sont également numérisés et versés dans Archipel.

Lorsque la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire est accepté par les instances officielles, l’étudiant dépose deux copies imprimées de son document final. La faculté achemine une copie au Service des bibliothèques et l’autre, au Registrariat de l’UQAM.  Les deux copies sont considérées comme des copies officielles.

Arrivée au Service des bibliothèques, la copie est vérifiée manuellement (pages manquantes, pagination erronée, etc.). S’il y a un problème, le document est réacheminé à la faculté pour corrections.  Une fois complète, la copie officielle est dirigée vers le Service du catalogage des bibliothèques. La notice bibliographique est alors créée et déposée dans le catalogue des bibliothèques, accessible par l’outil de recherche VIRTUOSE, afin que l’on puisse repérer la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire à partir du moteur de recherche (par mots clés, titre, auteur, etc.). Elle est ensuite numérisée et versée dans Archipel avec les métadonnées. La copie officielle est également conservée dans sa version imprimée par le Service des bibliothèques.

Entre le moment où le document arrive au Service des bibliothèques et son versement dans Archipel, le délai est d’environ 4 mois.

Cliquer sur l'image pour suivre le parcours des thèses, mémoires et essais doctoraux.

Précisions 

Dans le cas où l’étudiant décide que la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire n’est pas numérisé et déposé dans Archipel, le document en format imprimé ne sera pas relié. Il sera localisé et conservé à l’Annexe et non sur le rayonnage de la bibliothèque et pourra être consulté sur demande seulement.

Sur le formulaire d’autorisation signé par l’étudiant, il est précisé que « l’Université du Québec à Montréal est autorisée à (…) reproduire, diffuser, prêter, distribuer ou vendre des copies de mon travail à des fins non commerciales sur quelque support que ce soit, y compris l’Internet. ».

À moins d’avis contraire de l’étudiant, la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire sera par défaut numérisé et déposé dans Archipel, avec une notice bibliographique correspondante dans VIRTUOSE.  Si l’étudiant ne veut pas que son document soit déposé dans Archipel, une note « Ne pas diffuser sur le web » doit être inscrite sur le formulaire d’autorisation qui accompagne la copie acheminée aux bibliothèques par la faculté. Dans le cas d’un mémoire /  essai doctoral / thèse déjà déposé dans Archipel, une demande doit être faite à la direction des Services techniques des bibliothèques pour le retirer.

De façon exceptionnelle, et surtout pour des raisons de confidentialité, pour qu’un document ne soit pas diffusé sous quelque support que ce soit, l’auteur doit en faire la demande à sa faculté, en invoquant la clause de confidentialité. Cette demande doit être autorisée par les instances universitaires.   Si c’est le cas, le Service des bibliothèques ne recevra pas la thèse / essai doctoral / mémoire, avant l’expiration du délai de confidentialité.

FAQ

J’ai déposé mon mémoire / mon essai /ma thèse. Quand sera-t-il numérisé et versé dans le dépôt institutionnel Archipel ? Veuillez communiquer avec votre faculté pour savoir si votre document a été envoyé au Service des bibliothèques. Une fois rendu au Service des bibliothèques, il faut prévoir un délai de traitement d’environ quatre mois.

Ma faculté ou la direction de mon programme d’études m’informe que mon document a été envoyé au Service des bibliothèques. J’aimerais savoir où en est le traitement en vue de la numérisation. Vous pouvez communiquer par courriel à bibliotheques@uqam.ca  en spécifiant les informations apparaissant sur la page titre du document (auteur, titre, département, date).

Est-ce que je peux retirer mon document du dépôt institutionnel Archipel ? L’auteur peut demander de retirer d’Archipel son document. Il faut en faire la demande écrite auprès de la direction des Services techniques

Est-ce que je suis obligé de faire les corrections demandées par le linguiste qui a révisé mon document ?  Vous n’êtes pas strictement obligé, mais sachez que certaines facultés peuvent retarder l’envoi du document au Service des bibliothèques si les corrections demandées par le linguiste ne sont pas faites. De plus, le Service des bibliothèques peut retourner le document à la faculté si, après la vérification manuelle, on constate des anomalies. Il est donc préférable de faire les corrections suggérées par le linguiste. En plus des coquilles, certaines corrections (de mise en page, par exemple) sont proposées dans un esprit de conformité avec les autres mémoires / essais doctoraux /thèses déposés.  

Puis-je remettre mon mémoire / mon essai / ma thèse dans une autre langue que le français ?   Dans le cas d'un document rédigé (et accepté) dans une autre langue que le français, il faut que tous les éléments compris dans la page titre soient en français, même si une page titre dans une autre langue est fournie avec le document. Le document doit également être accompagné d'une page de résumé en français. Si ces deux éléments sont manquants, la copie est malheureusement retournée à l'expéditeur.

Je constate qu’il y des erreurs dans le texte de mon mémoire / mon essai / ma thèse diffusé sur Archipel. Pouvez-vous effectuer des corrections ? Nous ne pouvons d’aucune façon procéder à des corrections de mise en page, d’orthographe ou de typographie dans le texte puisque seule la copie officielle est utilisée pour la numérisation. Le document a été numérisé tel que transmis par la faculté. Vous devez contacter votre faculté, ou la direction de votre programme d’études, pour discuter d’une modification ultérieure à votre document.

Puis-je vous envoyer une version numérique de mon document pour fins de dépôt dans Archipel ? Non.  Seule la copie officielle imprimée peut être utilisée pour effectuer la version PDF.  Cela nous assure qu’il s’agit bien du document accepté par les instances universitaires. Par ailleurs, le Service des bibliothèques conserve la copie imprimée pour des raisons de fiabilité et de durabilité du support de conservation.

Est-ce que mon mémoire / mon essai doctoral /ma thèse numérisé est référencé sur d’autres sites ? Oui, Les mémoires, essais doctoraux et thèses de l’UQAM sont moissonnés par le portail Thèses Canada (sur le site web Bibliothèques et Archives Canada), via Archipel http://www.collectionscanada.gc.ca/thesescanada/index-f.htmlLe moteur de recherche Google référence également les entrées dans Archipel.

Si je ne souhaite pas que mon mémoire / mon essai /ma thèse soit numérisé et déposé dans Archipel, est-ce qu’il peut être relié et déposé sur le rayonnage de la bibliothèque? ? Non. Dans le cas où l’étudiant décide que la thèse, l’essai doctoral ou le mémoire n’est pas numérisé et déposé dans Archipel, le document en format imprimé ne sera pas relié. Il sera localisé et conservé à l’Annexe et non sur le rayonnage de la bibliothèque et pourra être consulté sur demande seulement.

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